Dokumen Wajib Matahari Laptop

Tahap 1: Fondasi Manajemen Toko

Isi dokumen mencakup:

Profil singkat dan prinsip manajemen toko

Struktur organisasi toko

Peran 3 pengelola

Jobdesc Kepala Toko, Teknisi, Admin & Sales

Tugas harian dan mingguan

Kewenangan dan larangan tiap jabatan

Batas diskon:

Laptop < Rp6 juta: maksimal Rp150.000

Laptop Rp6–10 juta: maksimal Rp600.000

Batas kas kecil Kepala Toko: maksimal Rp300.000

KPI masing-masing jabatan

Ritme laporan dan meeting

Laporan harian pukul 20.15

Aturan keputusan penting minimal 2 dari 3 pengelola

Aturan komunikasi agar tidak terjadi benturan instruksi

Aturan amanah dan etika kerja

Format laporan harian

Halaman pengesahan/tanda tangan

Tahap 2 — SOP Operasional Harian Toko Matahari Laptop

Isi dokumen mencakup:

SOP buka toko

SOP briefing pagi

SOP pelayanan customer beli laptop

SOP pelayanan customer service laptop

SOP display laptop dan aksesoris

SOP tutup toko

SOP closing kas harian

SOP kebersihan toko

SOP keamanan toko dan barang

SOP jika HassaPOS bermasalah

Format laporan harian pukul 20.15

Checklist harian Kepala Toko

Larangan penting operasional harian

Halaman pengesahan

Tahap 3 — SOP Penjualan, Service, dan Konsinyasi Matahari Laptop

Isi dokumen mencakup:

SOP penjualan laptop

SOP penjualan aksesoris dan part

SOP penerimaan service laptop

SOP diagnosa, estimasi, dan persetujuan customer

SOP pengerjaan service

SOP QC dan serah terima service

SOP garansi service dan komplain

SOP konsinyasi laptop bekas Pahlawan Laptop

SOP pembelian laptop baru dan aksesoris cash

Standar kode barang dan input HassaPOS

Checklist penjualan, service, QC, dan laporan

Larangan penting dan eskalasi masalah

Lembar pengesahan

Tahap 4 — SOP Pembelian, Stok, dan Keuangan Matahari

Isi dokumen mencakup:

SOP pembelian laptop baru cash ke dealer

SOP pembelian aksesoris

SOP pembelian part service

SOP stok masuk

SOP stok keluar

SOP opname mingguan

SOP kas masuk

SOP kas keluar

SOP pembayaran supplier dan konsinyasi

SOP penggunaan dana backup operasional

SOP bukti nota dan arsip transaksi

SOP jika HassaPOS bermasalah

Matriks approval pembelian dan kas keluar

Format laporan harian pembelian, stok, dan keuangan

Checklist closing harian

Larangan penting dan eskalasi masalah

Halaman pengesahan

Tahap 5 — Paket Laporan dan Kontrol Matahari Laptop:

Daftar laporan wajib harian, mingguan, bulanan, dan 6 bulanan

Alur data dari HassaPOS sampai laporan investor

SOP laporan closing harian pukul 20.15 WIB

Format laporan WA harian

Format laporan kas harian

Format laporan penjualan harian

Format laporan service harian

Format laporan konsinyasi Pahlawan Laptop

Format laporan leads dan follow up customer

Format laporan mingguan operasional

Format laporan bulanan pengelola

Format laporan bulanan investor

Format laporan laba bersih dan bagi hasil 6 bulanan

Format perhitungan infak YABIA

Format keputusan meeting

Checklist validasi laporan

Standar penyimpanan arsip

Indikator laporan berjalan sehat

Halaman pengesahan

Tahap 6 — Paket SDM dan Training Karyawan Matahari Laptop

Isi dokumen mencakup:

Struktur jabatan toko

Standar rekrutmen Kepala Toko, Teknisi, Admin & Sales

Alur rekrutmen dan keputusan penerimaan karyawan

Dokumen onboarding karyawan baru

Modul training 7 hari

Checklist evaluasi masa percobaan

Form penilaian kinerja bulanan

Aturan disiplin kerja

Aturan etika melayani customer

Aturan amanah barang, uang, data, dan sistem

Aturan pelanggaran dan tindak lanjut

Template formulir SDM

Komitmen amanah karyawan

Lembar pengesahan

Tahap 7 — Paket Duplikasi Cabang Matahari Laptop

Isi dokumen mencakup:

Tujuan dokumen duplikasi cabang

Syarat toko pertama layak diduplikasi

Model usaha cabang Matahari Laptop

Standar layout cabang

Checklist kelayakan lokasi cabang baru

Standar kebutuhan modal cabang baru

Standar tim cabang

Standar sistem HassaPOS cabang baru

Checklist pembukaan cabang baru

SOP opening cabang baru

Standar alur bisnis cabang

Standar laporan cabang

KPI cabang baru

Audit cabang

Matriks keputusan cabang

Standar brand dan display

Risiko duplikasi dan pengendalian

Template form persetujuan pembukaan cabang

Checklist audit kesiapan H-1 cabang baru

Manual ringkas cabang untuk tim baru

Lembar pengesahan

Plan folder Drive:

MASTER MANUAL MATAHARI LAPTOP

Isi folder:

Akad final dan lampirannya

RAB final

Tahap 1 — Fondasi Manajemen Toko

Tahap 2 — SOP Operasional Harian

Tahap 3 — SOP Penjualan, Service, Konsinyasi

Tahap 4 — SOP Pembelian, Stok, Keuangan

Tahap 5 — Laporan dan Kontrol

Tahap 6 — SDM dan Training

Tahap 7 — Duplikasi Cabang

Folder bukti nota, kwitansi, foto toko, dan arsip transaksi

Tujuannya agar semua dokumen tidak tercecer.

2. Tiga Pengelola Harus Mengesahkan Dokumen Internal

Adakan meeting singkat 3 pengelola:

Ustadz Salim

Ustadz Supri

Ustadz Joko

Agenda:

Semua dokumen disetujui sebagai standar kerja Matahari Laptop.

Siapa PIC tiap area ditegaskan.

Aturan laporan harian jam 20.15 disepakati.

Keputusan penting minimal 2 dari 3 pengelola ditegaskan.

Kepala toko diberi mandat menjalankan SOP harian.

Output meeting:

Berita Acara Pengesahan Manual Operasional Matahari Laptop.

Ini penting supaya SOP tidak hanya “dokumen buatan”, tapi resmi menjadi aturan internal.

3. Briefing Tim Toko

Setelah pengelola sepakat, lakukan briefing kepada:

Kepala Toko

Teknisi

Admin & Sales

Jangan bacakan semua dokumen. Cukup jelaskan yang wajib mereka jalankan:

Jam kerja 10.00–20.00

Laporan harian jam 20.15

Semua transaksi masuk HassaPOS

Semua service wajib ada tanda terima

Semua uang keluar wajib ada bukti

Laptop konsinyasi tidak boleh dipakai service

Diskon ada batasnya

Kas kecil maksimal Rp300.000

Barang customer wajib aman

Customer toko tidak boleh dibawa jadi customer pribadi

4. Mulai Masa Implementasi 30 Hari Pertama

Saya sarankan 30 hari pertama disebut:

Masa Stabilisasi Sistem Matahari Laptop

Targetnya bukan langsung sempurna, tapi memastikan toko berjalan dengan data.

Minggu 1 — Disiplin Dasar

Fokus:

toko buka-tutup tepat waktu,

transaksi masuk HassaPOS,

service tercatat,

laporan harian terkirim,

kas tidak selisih.

Minggu 2 — Rapikan Stok dan Konsinyasi

Fokus:

semua laptop konsinyasi punya kode,

laporan unit laku/sisa jelas,

aksesoris dan part tercatat,

opname mingguan mulai jalan.

Minggu 3 — Rapikan Sales dan Service

Fokus:

follow up customer,

template WA,

testimoni,

service pending,

garansi service,

komplain customer.

Minggu 4 — Evaluasi Bulanan

Fokus:

laporan bulan pertama,

evaluasi karyawan,

evaluasi HassaPOS,

evaluasi supplier,

evaluasi cashflow,

rencana perbaikan bulan kedua.

5. Buat Ritme Kontrol Tetap

Pakai pola ini:

6. Fokus Ukuran Keberhasilan Bulan Pertama

Bulan pertama jangan langsung menilai dari laba saja. Ukur 10 hal ini:

Apakah toko buka tepat waktu?

Apakah semua transaksi tercatat?

Apakah semua service ada tanda terima?

Apakah kas harian cocok?

Apakah laptop konsinyasi aman?

Apakah laporan harian rutin terkirim?

Apakah stok bisa dicek?

Apakah customer dilayani dengan baik?

Apakah tim toko paham tugasnya?

Apakah 3 pengelola bisa melihat kondisi toko dari laporan?

Kalau 10 ini jalan, toko mulai sehat.

Plan Implementasi 30 Hari Matahari Laptop

Isi dokumen mencakup:

Tujuan implementasi 30 hari

Prinsip utama bulan pertama

Struktur kontrol pengelola dan tim toko

Target sukses 30 hari

Roadmap minggu 1 sampai minggu 4

Checklist implementasi per minggu

Ritme harian toko jam 10.00–20.00

Template briefing pagi

Template laporan harian WA pukul 20.15

Template meeting mingguan pengelola

Dashboard KPI 30 hari

Checklist audit mingguan

Form evaluasi karyawan bulan pertama

Daftar masalah yang harus dipantau

Aturan anti-hasad dan anti-prasangka antar pengelola

Template rencana perbaikan bulan kedua

Format laporan investor bulan pertama

Checklist audit 30 hari pertama

Halaman pengesahan implementasi

PAKET DOKUMEN FONDASI MANAJEMEN TOKO

MATAHARI LAPTOP

Tahap 1 - Struktur, Jobdesc, Kewenangan, KPI, Laporan, dan Ritme Meeting

Catatan penggunaan:

Dokumen ini menjadi fondasi awal manajemen toko sebelum SOP teknis penjualan, service, stok, dan keuangan dibuat lebih detail.

Seluruh aturan dapat disesuaikan melalui keputusan pengelola yang tercatat.

DAFTAR ISI RINGKAS

1. Tujuan Dokumen

2. Prinsip Manajemen Matahari Laptop

3. Struktur Organisasi Toko

4. Peran 3 Pengelola

5. Jobdesc Kepala Toko

6. Jobdesc Teknisi

7. Jobdesc Admin & Sales

8. Kewenangan dan Batas Keputusan

9. KPI Jabatan

10. Ritme Laporan dan Meeting

11. Aturan Komunikasi dan Anti-Benturan Instruksi

12. Aturan Amanah dan Etika Kerja

13. Lampiran Format Laporan Harian

1. TUJUAN DOKUMEN

Dokumen ini disusun sebagai fondasi manajemen toko Matahari Laptop agar operasional harian dapat berjalan tertib, profesional, terukur, dan dapat diduplikasi di tempat lain.

Tujuan khusus dokumen ini adalah:

menjelaskan struktur organisasi toko dan hubungan kerja antar-jabatan;

membakukan jobdesc, tugas, kewenangan, KPI, dan laporan masing-masing jabatan;

membantu pengelola mengontrol toko tanpa harus selalu hadir fisik setiap hari;

mencegah benturan instruksi, transaksi gelap, selisih stok, dan keputusan sepihak;

menjadi dasar pengembangan SOP lanjutan untuk penjualan, service, konsinyasi, stok, keuangan, SDM, dan duplikasi cabang.

2. PRINSIP MANAJEMEN MATAHARI LAPTOP

Semua transaksi penjualan dan service wajib tercatat dalam HassaPOS atau sistem cadangan yang ditentukan.

Semua uang masuk dan keluar wajib memiliki catatan dan bukti yang bisa diperiksa.

Barang konsinyasi, barang milik usaha, barang customer, dan barang pribadi tidak boleh dicampur.

Kepala Toko menjadi pemimpin operasional harian, sedangkan pengelola mengontrol melalui laporan, meeting, dan keputusan strategis.

Keputusan penting usaha wajib diketahui pengelola dan sah jika disetujui minimal 2 dari 3 pengelola.

Kehadiran fisik pengelola tidak harus sama, tetapi kontribusi dan amanah masing-masing harus terlihat dari output, laporan, dan keputusan yang tercatat.

Toko harus berjalan berdasarkan sistem, bukan hanya bergantung pada satu orang.

3. STRUKTUR ORGANISASI TOKO

Jalur instruksi harian yang dianjurkan: Admin & Sales dan Teknisi melapor kepada Kepala Toko; Kepala Toko melapor ke grup pengelola. Pengelola memberi arahan melalui Kepala Toko agar perintah tidak bertabrakan.

4. PERAN 3 PENGELOLA

5. JOBDESC KEPALA TOKO

5.1 Tujuan Jabatan

Kepala Toko bertanggung jawab memastikan operasional harian Matahari Laptop berjalan tertib dari jam buka sampai tutup, memastikan tim bekerja sesuai tugas, transaksi tercatat, stok terkontrol, customer dilayani, dan laporan harian terkirim tepat waktu.

5.2 Tugas Harian

Membuka dan menutup toko sesuai jam kerja 10.00-20.00 WIB.

Memimpin briefing singkat sebelum toko aktif melayani customer.

Mengecek display laptop, aksesoris, meja kasir, ruang service, ruang tunggu, kebersihan, dan keamanan toko.

Memastikan semua transaksi penjualan, service, dan kas masuk/keluar tercatat dalam HassaPOS atau sistem cadangan.

Mengatur dan mengawasi kerja Admin & Sales serta Teknisi.

Menangani customer yang membutuhkan keputusan Kepala Toko, termasuk diskon dalam batas kewenangan.

Mengecek stok laptop display, barang konsinyasi, aksesoris, part, dan barang customer service.

Mengirim laporan closing harian ke grup pengelola maksimal pukul 20.15 WIB.

5.3 Tugas Mingguan

Membuat rekap penjualan, service, stok, kas, dan kendala toko selama satu minggu.

Mengevaluasi performa Admin & Sales serta Teknisi.

Mengusulkan kebutuhan belanja aksesoris/part atau kebutuhan operasional toko.

Melaporkan unit laptop display yang paling diminati, sulit terjual, atau perlu penyesuaian harga.

Menyiapkan bahan evaluasi untuk meeting mingguan pengelola.

5.4 Kewenangan

5.5 Larangan

Mengubah harga besar-besaran atau memberi diskon di luar batas kewenangan tanpa persetujuan pengelola.

Menggunakan kas toko untuk kepentingan pribadi.

Menghapus, mengubah, atau menyembunyikan data transaksi di HassaPOS tanpa persetujuan dan catatan.

Mengambil keputusan pembelian laptop baru tanpa persetujuan pengelola.

Memakai atau mengizinkan laptop konsinyasi digunakan untuk service.

Menjanjikan garansi atau layanan di luar kebijakan toko.

6. JOBDESC TEKNISI

6.1 Tujuan Jabatan

Teknisi bertanggung jawab menangani pengecekan teknis laptop, service ringan-menengah, instalasi, upgrade, penggantian part, QC unit, serta membuat catatan teknis yang jelas untuk Kepala Toko dan Admin & Sales.

Batas pekerjaan teknisi: install, software, upgrade RAM/SSD, penggantian part, cleaning, diagnosa awal, dan QC. Tidak termasuk perbaikan mainboard/chip level kecuali ada persetujuan khusus dan rujukan teknis.

6.2 Tugas Harian

Mengecek laptop service yang masuk berdasarkan tanda terima/service order.

Membuat diagnosa awal dan menyampaikan estimasi pekerjaan kepada Kepala Toko/Admin & Sales.

Melakukan instal ulang, instal software, optimasi, upgrade RAM/SSD, penggantian part, cleaning, dan pekerjaan teknis sesuai batas kemampuan toko.

Melakukan QC sebelum unit diserahkan kembali kepada customer.

Mencatat part yang digunakan, pekerjaan yang dilakukan, kendala, dan status pekerjaan.

Melaporkan service pending, kebutuhan part, dan kasus yang harus dirujuk.

Menjaga barang customer dan privasi data customer.

Menjaga meja service tetap rapi dan aman.

6.3 Kewenangan

Menentukan diagnosa teknis awal dan rekomendasi tindakan service.

Mengusulkan penggantian part atau rujukan ke pihak teknis lain jika kerusakan berat.

Menolak pengerjaan yang berisiko tinggi jika belum ada persetujuan customer dan Kepala Toko.

Memberi catatan teknis sebagai dasar garansi service.

6.4 Larangan

Mengerjakan service tanpa tanda terima/service order.

Mengganti part tanpa persetujuan customer melalui Kepala Toko/Admin & Sales.

Memakai laptop display atau laptop konsinyasi untuk kebutuhan service.

Mengambil part dari unit lain tanpa izin tertulis.

Membawa barang customer keluar toko tanpa izin.

Mengakses, menyalin, atau menyebarkan data customer di luar kebutuhan service.

Mengambil customer toko untuk service pribadi di luar sistem toko.

7. JOBDESC ADMIN & SALES

7.1 Tujuan Jabatan

Admin & Sales bertanggung jawab melayani customer, menjawab WA/chat, membantu penjualan laptop dan aksesoris, mencatat transaksi di HassaPOS, membuat tanda terima service, follow up calon customer, serta menjaga pengalaman customer.

7.2 Tugas Harian

Menyambut customer yang datang ke toko dan menanyakan kebutuhannya.

Menjelaskan pilihan laptop sesuai kebutuhan dan budget customer dengan bahasa sederhana.

Menjelaskan harga, spesifikasi, garansi, bonus, promo, dan batas layanan yang berlaku.

Menjawab WhatsApp toko dan mencatat calon customer/leads.

Melakukan follow up calon pembeli dan customer service.

Mencatat transaksi penjualan dan service di HassaPOS.

Membuat tanda terima service dan mencatat keluhan customer secara jelas.

Menghubungi customer untuk konfirmasi biaya, status service, dan pengambilan unit.

Membantu menjaga display laptop dan aksesoris agar rapi dan informatif.

Membuat laporan leads, chat, follow up, dan transaksi harian kepada Kepala Toko.

7.3 Kewenangan

Melayani customer langsung di toko dan melalui WA.

Menawarkan produk, promo, dan layanan yang sudah disetujui.

Membuat tanda terima service dan invoice/nota sesuai sistem.

Melakukan follow up customer dan meminta testimoni setelah transaksi selesai.

Mengusulkan konten/promosi kepada Kepala Toko atau pengelola.

7.4 Larangan

Mengubah harga atau memberi diskon di luar ketentuan tanpa izin Kepala Toko.

Menjanjikan garansi atau estimasi selesai service tanpa konfirmasi dari Teknisi/Kepala Toko.

Menerima service tanpa input data dan tanda terima.

Menerima uang tanpa dicatat.

Menghapus transaksi di HassaPOS tanpa izin.

Menyerahkan barang customer tanpa bukti pembayaran atau otorisasi.

Menyampaikan informasi teknis yang belum pasti tanpa konfirmasi Teknisi.

8. KEWENANGAN DAN BATAS KEPUTUSAN

9. KPI JABATAN

9.1 KPI Kepala Toko

9.2 KPI Teknisi

9.3 KPI Admin & Sales

10. RITME LAPORAN DAN MEETING

11. ATURAN KOMUNIKASI DAN ANTI-BENTURAN INSTRUKSI

Instruksi harian kepada Teknisi dan Admin & Sales dilakukan melalui Kepala Toko agar tidak terjadi perintah bertabrakan.

Jika pengelola memberi arahan langsung kepada karyawan karena kondisi mendesak, arahan tersebut wajib diketahui Kepala Toko dan dicatat di grup operasional.

Keputusan yang berdampak pada uang, stok, harga, supplier, garansi, SDM, dan pelanggan besar wajib dicatat di grup pengelola.

Masalah internal pengelola tidak dibahas di depan karyawan. Gunakan grup khusus pengelola atau meeting khusus.

Perbedaan pendapat dibahas dengan data dan adab, bukan sindiran, prasangka, atau pembicaraan di belakang.

12. ATURAN AMANAH DAN ETIKA KERJA

Semua transaksi wajib dicatat; uang masuk dan keluar tidak boleh gelap.

Semua barang customer wajib dijaga dan tidak boleh digunakan tanpa izin.

Barang konsinyasi tidak boleh dipakai untuk service atau donor part.

Customer toko tidak boleh diarahkan menjadi customer pribadi karyawan atau pengelola di luar sistem toko.

Data pribadi customer, isi laptop, file, foto, dan akun customer wajib dijaga kerahasiaannya.

Jika terjadi kesalahan, selisih, kerusakan, kehilangan, atau komplain, wajib dilaporkan hari itu juga.

Setiap karyawan wajib menjaga adab, keramahan, kejujuran, kerapian, dan profesionalitas dalam pelayanan.

13. LAMPIRAN FORMAT LAPORAN HARIAN

Format berikut dapat dikirim oleh Kepala Toko ke grup pengelola setiap hari maksimal pukul 20.15 WIB.

14. LAMPIRAN KOMITMEN PENGELOLA DAN TIM TOKO

Komitmen ini dapat dibacakan dan disepakati saat briefing awal tim toko.

Kami sepakat menjalankan Matahari Laptop sebagai amanah usaha bersama yang harus dijaga dengan kejujuran, kerapian data, pelayanan yang baik, dan tanggung jawab. Kami memahami bahwa semua transaksi, service, stok, barang customer, dan kas toko wajib dicatat. Kami sepakat mengikuti struktur kerja, kewenangan, laporan, dan SOP yang ditetapkan. Jika terjadi kendala, kesalahan, atau selisih, kami akan melaporkannya secara jujur dan segera agar dapat diselesaikan dengan baik.

15. PENGESAHAN DOKUMEN

Dokumen ini disahkan sebagai pedoman awal manajemen toko Matahari Laptop dan menjadi dasar penyusunan SOP teknis tahap berikutnya.

MATAHARI LAPTOP

PAKET DOKUMEN WAJIB MATAHARI LAPTOP

SOP OPERASIONAL HARIAN TOKO

Dokumen kerja untuk standar buka-tutup toko, briefing, pelayanan customer, display, closing kas, kebersihan, dan keamanan.

Versi: Tahap 2 - SOP Operasional Harian Toko

1. Tujuan dan Prinsip Operasional Harian

SOP ini menjadi panduan operasional harian toko agar seluruh aktivitas toko berjalan tertib, terukur, dan tidak bergantung pada ingatan orang per orang. Dokumen ini melanjutkan Paket Tahap 1 tentang fondasi manajemen toko.

Toko dibuka dan ditutup tepat waktu sesuai jam operasional 10.00-20.00 WIB.

Seluruh transaksi penjualan dan service dicatat di HassaPOS atau backup catatan jika sistem sedang bermasalah.

Barang display, barang konsinyasi, barang service customer, dan stok toko harus dipisahkan secara jelas.

Kepala Toko memimpin operasional harian; Admin & Sales menangani customer dan input transaksi; Teknisi menangani service dan QC teknis.

Laporan closing harian wajib dikirim pukul 20.15 WIB ke grup pengelola.

2. Ruang Lingkup SOP

3. Peran Harian Tim Toko

4. SOP Buka Toko

4.1 Waktu Pelaksanaan

Tim toko hadir sebelum toko dibuka, idealnya maksimal pukul 09.45 WIB.

Toko mulai melayani customer pukul 10.00 WIB.

Jika ada keterlambatan personel, Kepala Toko wajib mencatat dan melaporkan kepada pengelola bila berulang.

4.2 Urutan Buka Toko

4.3 Checklist Buka Toko

5. SOP Briefing Pagi

Briefing dipimpin oleh Kepala Toko.

Durasi briefing cukup 5-10 menit.

Briefing dilakukan sebelum toko mulai melayani customer.

Tujuannya menyamakan target, membagi tugas, dan menghindari kebingungan di tengah hari.

Format Catatan Briefing Pagi

6. SOP Pelayanan Customer di Toko

6.1 Prinsip Pelayanan

Customer disambut dengan ramah dan sopan maksimal 30 detik setelah masuk toko.

Sales tidak langsung memaksa jualan, tetapi menggali kebutuhan customer lebih dulu.

Penjelasan spesifikasi laptop menggunakan bahasa sederhana sesuai kebutuhan customer.

Untuk service, keluhan customer wajib dicatat sebelum unit diterima teknisi.

Tidak boleh menjanjikan hasil service atau waktu selesai tanpa konfirmasi teknisi.

Jika ada komplain, dengarkan dulu, catat, lalu koordinasikan dengan Kepala Toko.

6.2 Alur Customer Beli Laptop

6.3 Alur Customer Service Laptop

7. SOP Display Laptop dan Aksesoris

Setiap laptop display harus memiliki kode unit, label spesifikasi, harga, status barang, dan catatan kondisi.

Laptop konsinyasi wajib diberi penanda khusus dan tidak boleh dipakai untuk service.

Display harus rapi, mudah dilihat customer, dan aman dari risiko jatuh/hilang.

Admin & Sales bertanggung jawab menjaga kerapian display sepanjang hari.

Kepala Toko wajib mengecek jumlah unit display saat buka dan tutup toko.

8. SOP Tutup Toko

Proses tutup toko dimulai sekitar pukul 19.30 WIB agar closing tidak terburu-buru.

Toko tutup pelayanan pukul 20.00 WIB.

Laporan closing harian dikirim pukul 20.15 WIB.

Tidak boleh pulang sebelum kas, stok, service, dan keamanan dicek.

9. SOP Closing Kas Harian

Format Laporan Closing Kas Harian

10. SOP Kebersihan Toko

11. SOP Keamanan Toko dan Barang

Laptop display, stok, barang konsinyasi, dan barang customer adalah amanah yang wajib dijaga.

Unit customer tidak boleh diletakkan sembarangan atau bercampur dengan unit display.

Kunci toko dan akses gudang harus jelas penanggung jawabnya.

Jika terjadi kehilangan, kerusakan, atau kecurigaan, Kepala Toko wajib melaporkan hari itu juga kepada pengelola.

Barang konsinyasi yang hilang menjadi risiko toko, sehingga kontrol harian wajib dilakukan.

12. SOP Jika HassaPOS Bermasalah

Operasional toko tetap bisa berjalan dengan catatan manual sementara.

Catatan manual harus segera diinput ke HassaPOS setelah sistem normal.

Kepala Toko wajib melaporkan gangguan sistem ke grup pengelola.

13. Format Laporan Harian Toko Pukul 20.15

14. Checklist Harian Kepala Toko

15. Larangan Penting dalam Operasional Harian

Tidak boleh ada transaksi penjualan tanpa dicatat.

Tidak boleh menerima service tanpa tanda terima atau nomor service.

Tidak boleh memakai laptop konsinyasi untuk kebutuhan service.

Tidak boleh mengambil uang toko untuk kepentingan pribadi.

Tidak boleh memberi diskon di luar batas kewenangan.

Tidak boleh mengganti part customer tanpa persetujuan customer.

Tidak boleh menjanjikan hasil service yang belum pasti.

Tidak boleh membawa barang customer keluar toko tanpa izin.

Tidak boleh menghapus data transaksi tanpa persetujuan pengelola.

Tidak boleh menunda laporan kehilangan, kerusakan, selisih kas, atau komplain besar.

16. Halaman Pengesahan

Dokumen SOP Operasional Harian Toko ini berlaku sebagai pedoman kerja internal Matahari Laptop dan dapat diperbarui berdasarkan evaluasi operasional, sistem, serta keputusan pengelola.

Tempat: ____________________________

Tanggal: ___________________________

PAKET DOKUMEN WAJIB MATAHARI LAPTOP

TAHAP 3 SOP PENJUALAN, SERVICE, DAN KONSINYASI

Dokumen Standar Operasional Toko Laptop dan Service Berbasis HassaPOS, Konsinyasi Laptop Bekas, dan Pengadaan Cash

Matahari Laptop Jl. Taman Siswa No. 71, Banaran, Gunungpati Jam Operasional: 10.00-20.00 WIB

Versi: 1.0 | Tanggal Penyusunan: Agustus 2026

Identitas Dokumen

Daftar Isi Ringkas

1. 1. Prinsip Umum SOP Tahap 3

2. 2. Pembagian Peran dalam Penjualan, Service, dan Konsinyasi

3. 3. SOP Penjualan Laptop

4. 4. SOP Penjualan Aksesoris dan Part

5. 5. SOP Penerimaan Service Laptop

6. 6. SOP Diagnosa, Estimasi, dan Persetujuan Customer

7. 7. SOP Pengerjaan Service

8. 8. SOP QC dan Serah Terima Service

9. 9. SOP Garansi Service dan Komplain

10. 10. SOP Konsinyasi Laptop Bekas Pahlawan Laptop

11. 11. SOP Pembelian Laptop Baru dan Aksesoris Cash

12. 12. Standar Kode Barang dan Input HassaPOS

13. 13. Checklist dan Format Laporan

14. 14. Larangan Penting dan Eskalasi Masalah

15. 15. Lembar Pengesahan

1. Prinsip Umum SOP Tahap 3

SOP ini berlaku untuk semua aktivitas penjualan laptop, penjualan aksesoris, penerimaan service, pengerjaan service, garansi, konsinyasi laptop bekas, dan pembelian barang cash.

Semua transaksi penjualan dan service wajib dicatat di HassaPOS. Bila HassaPOS bermasalah, transaksi dicatat sementara di backup sheet lalu diinput ulang ketika sistem normal.

Laptop bekas konsinyasi tidak boleh dicampur dengan stok milik usaha dan tidak boleh digunakan untuk kebutuhan service.

Laptop baru dan aksesoris yang dibeli cash dari dealer menjadi stok/aset usaha dan harus memiliki HPP, harga jual, kode barang, dan nota pembelian.

Barang customer service wajib menggunakan nomor service/order dan tanda terima sebelum diterima toko.

Semua keputusan yang berdampak pada harga, diskon besar, pengadaan barang, supplier, garansi khusus, atau penggunaan kas di luar batas harus diketahui pengelola.

Semua laporan closing harian dikirim oleh Kepala Toko pukul 20.15 WIB ke grup pengelola.

2. Pembagian Peran dalam Penjualan, Service, dan Konsinyasi

3. SOP Penjualan Laptop

3.1 Tujuan

Memastikan setiap penjualan laptop dilakukan dengan pelayanan yang baik, rekomendasi yang sesuai kebutuhan customer, harga yang jelas, transaksi tercatat, garansi dipahami, dan stok terupdate.

3.2 Alur Penjualan Laptop

1. Customer datang ke toko atau menghubungi WhatsApp toko.

2. Admin & Sales menyapa customer, menggali kebutuhan, budget, dan tujuan penggunaan laptop.

3. Admin & Sales menawarkan unit yang sesuai, bukan hanya unit paling mahal.

4. Admin & Sales menjelaskan spesifikasi, kondisi, harga, garansi, dan bonus/promo jika ada.

5. Jika customer serius, unit dicek fisik dan fungsi dasar bersama customer.

6. Jika perlu diskon, Admin & Sales meminta persetujuan Kepala Toko sesuai batas kewenangan.

7. Jika transaksi closing, Admin & Sales menginput penjualan di HassaPOS.

8. Customer melakukan pembayaran sesuai metode yang disepakati.

9. Admin & Sales membuat nota/invoice dan kartu garansi.

10. Teknisi melakukan QC akhir bila diperlukan, terutama untuk laptop bekas atau unit yang baru diinstal.

11. Unit diserahkan kepada customer dengan penjelasan garansi dan kontak layanan purna jual.

12. Customer diminta testimoni atau minimal izin dokumentasi bila berkenan.

3.3 Standar Gali Kebutuhan Customer

3.4 Batas Diskon Penjualan Laptop

3.5 Dokumen dan Data Wajib Penjualan Laptop

Kode unit laptop.

Nama/merek/tipe laptop.

Status barang: konsinyasi atau milik usaha.

Harga jual final.

Diskon jika ada.

Nama dan kontak customer.

Metode pembayaran.

Nota/invoice.

Kartu garansi dan catatan garansi.

Nama petugas yang melayani dan menyetujui transaksi.

4. SOP Penjualan Aksesoris dan Part

4.1 Cakupan

Aksesoris umum: mouse, keyboard, tas laptop, cooling pad, flashdisk, kabel, adaptor, cleaning kit, dan produk pendukung lain.

Part service yang dijual atau dipasang: RAM, SSD, baterai, keyboard, LCD, fan, adaptor, dan part lain sesuai stok.

Aksesoris dan part yang dibeli cash dari dealer menjadi stok usaha dan wajib tercatat sebagai barang milik usaha.

4.2 Alur Penjualan Aksesoris

1. Customer memilih aksesoris atau ditawarkan sesuai kebutuhan.

2. Admin & Sales memastikan harga dan stok di HassaPOS.

3. Jika item merupakan part untuk service, Teknisi memastikan kompatibilitas terlebih dahulu.

4. Transaksi diinput di HassaPOS.

5. Pembayaran diterima dan nota diberikan.

6. Stok berkurang otomatis di sistem atau dicatat manual jika sistem bermasalah.

4.3 Aturan Bundling

Bundling seperti bonus mouse, tas, atau aksesoris hanya boleh mengikuti promo resmi atau persetujuan Kepala Toko sesuai batas diskon.

Jika bundling mengurangi margin besar, wajib meminta approval pengelola.

Barang bonus tetap dicatat sebagai barang keluar agar stok tidak selisih.

5. SOP Penerimaan Service Laptop

5.1 Prinsip Wajib

5.2 Alur Penerimaan Service

1. Customer datang atau menghubungi WhatsApp toko.

2. Admin & Sales mencatat identitas customer: nama, nomor HP, alamat singkat jika perlu.

3. Admin & Sales mencatat data unit: merek, tipe, warna, serial number bila ada, charger, tas, atau aksesoris yang ikut dititipkan.

4. Admin & Sales mencatat keluhan customer dengan bahasa asli customer.

5. Admin & Sales mengecek kondisi fisik awal: layar, body, engsel, keyboard, charger, baterai, dan kelengkapan.

6. Teknisi melakukan pengecekan awal bila memungkinkan.

7. Admin & Sales membuat tanda terima service di HassaPOS atau backup sheet.

8. Customer diberi estimasi awal dan diberi tahu bahwa biaya final menunggu diagnosa teknisi.

9. Unit diberi label service dan diserahkan ke Teknisi.

5.3 Data Wajib Tanda Terima Service

5.4 Pernyataan Data Customer

Customer wajib ditanya apakah ada data penting di laptop.

Toko tidak boleh menghapus data tanpa persetujuan customer.

Jika instal ulang dibutuhkan, customer harus menyetujui backup atau risiko kehilangan data.

Teknisi dan admin wajib menjaga privasi data customer.

6. SOP Diagnosa, Estimasi, dan Persetujuan Customer

6.1 Batas Kemampuan Service

Teknisi mengerjakan install ulang, software, optimasi, upgrade RAM/SSD, penggantian part ringan-menengah, cleaning, thermal paste, dan diagnosa awal.

Perbaikan mainboard/chip level tidak menjadi pekerjaan utama toko dan dapat dirujuk ke Pahlawan Laptop atau pihak teknis yang disetujui.

Teknisi tidak boleh memaksakan pekerjaan berisiko tinggi tanpa persetujuan Kepala Toko dan customer.

6.2 Alur Diagnosa

1. Teknisi menerima unit dari Admin & Sales/Kepala Toko dengan nomor service/order.

2. Teknisi membaca keluhan customer dan mengecek kondisi fisik unit.

3. Teknisi melakukan diagnosa awal sesuai keluhan.

4. Teknisi mencatat hasil diagnosa dalam sistem atau form service.

5. Teknisi menyampaikan opsi solusi kepada Kepala Toko/Admin & Sales.

6. Admin & Sales menghubungi customer untuk menyampaikan hasil diagnosa, estimasi biaya, dan estimasi waktu.

7. Pekerjaan baru dimulai setelah customer menyetujui biaya dan tindakan service.

6.3 Standar Estimasi Biaya

Estimasi biaya harus membedakan jasa, part, dan biaya lain bila ada.

Jika biaya berubah karena temuan baru, customer harus dikonfirmasi terlebih dahulu.

Tidak boleh mengganti part tanpa persetujuan customer.

Jika customer menolak estimasi, unit dikembalikan sesuai kondisi setelah pengecekan dan biaya pengecekan jika ada mengikuti ketentuan toko.

7. SOP Pengerjaan Service

7.1 Alur Pengerjaan

1. Teknisi memastikan ada nomor service/order dan persetujuan customer.

2. Teknisi menyiapkan alat kerja dan part yang dibutuhkan.

3. Jika unit dibongkar, teknisi menjaga baut, cover, kabel fleksibel, dan komponen kecil agar tidak hilang.

4. Teknisi melakukan pekerjaan sesuai persetujuan: install, upgrade, ganti part, cleaning, atau tindakan lain.

5. Jika menemukan kerusakan tambahan, teknisi berhenti dan melapor ke Kepala Toko/Admin & Sales untuk konfirmasi customer.

6. Setelah selesai, teknisi melakukan QC teknis.

7. Teknisi mengisi catatan pekerjaan, part yang dipakai, dan rekomendasi perawatan.

8. Unit diserahkan kembali ke Admin & Sales/Kepala Toko untuk proses pembayaran dan serah terima customer.

7.2 Aturan Penggunaan Part

Part yang dipakai harus berasal dari stok toko atau pembelian yang disetujui.

Part customer tidak boleh ditukar tanpa izin.

Part bekas yang diganti harus dikembalikan ke customer atau dicatat jika customer tidak mengambil.

Laptop konsinyasi tidak boleh dijadikan sumber part, alat uji, atau donor service.

7.3 Aturan Privasi Data

Teknisi hanya boleh membuka data yang diperlukan untuk proses backup atau pengecekan sesuai persetujuan customer.

Tidak boleh menyalin, menyebarkan, melihat-lihat, atau memindahkan data customer untuk kepentingan pribadi.

Jika menemukan data sensitif, teknisi wajib menjaga kerahasiaan dan tidak membahasnya dengan pihak lain.

8. SOP QC dan Serah Terima Service

8.1 QC Teknis Sebelum Unit Diserahkan

8.2 Alur Serah Terima ke Customer

1. Admin & Sales menghubungi customer bahwa unit sudah selesai atau siap diambil.

2. Saat customer datang, Admin & Sales menjelaskan pekerjaan yang sudah dilakukan.

3. Customer diminta mengecek unit di toko sebelum dibawa pulang.

4. Admin & Sales menjelaskan biaya final dan masa garansi service bila ada.

5. Customer melakukan pembayaran.

6. Admin & Sales mencetak nota/invoice dan kartu garansi service.

7. Status service di HassaPOS diubah menjadi selesai/diambil.

8. Unit diserahkan kepada customer dan tanda terima lama ditukar/ditandai selesai.

9. SOP Garansi Service dan Komplain

9.1 Prinsip Garansi

Garansi hanya berlaku untuk pekerjaan atau part yang disebutkan dalam nota/kartu garansi.

Garansi tidak otomatis berlaku untuk kerusakan lain yang tidak dikerjakan.

Kerusakan karena jatuh, kena air, salah pakai, listrik tidak stabil, atau dibongkar pihak lain dapat membatalkan garansi sesuai kebijakan toko.

Masa garansi wajib tertulis agar tidak terjadi perbedaan pemahaman.

9.2 Alur Komplain

1. Customer menyampaikan komplain ke toko atau WhatsApp.

2. Admin & Sales mencatat nomor nota/service dan keluhan customer.

3. Kepala Toko mengecek apakah masih dalam masa garansi.

4. Teknisi melakukan pengecekan ulang.

5. Jika masih terkait pekerjaan garansi, toko melakukan perbaikan sesuai ketentuan.

6. Jika tidak terkait garansi, Admin & Sales menjelaskan dengan bahasa sopan dan menawarkan solusi berbayar jika diperlukan.

7. Semua komplain dicatat dalam laporan harian dan dievaluasi mingguan.

10. SOP Konsinyasi Laptop Bekas Pahlawan Laptop

10.1 Prinsip Konsinyasi

Laptop bekas konsinyasi adalah barang titipan dari Pahlawan Laptop atau supplier yang disepakati.

Laptop konsinyasi bukan aset/modal syirkah Matahari Laptop.

Yang menjadi pendapatan Matahari Laptop adalah margin, komisi, atau selisih keuntungan yang menjadi hak toko.

Laptop konsinyasi hanya boleh dijual, tidak boleh dipakai untuk service, donor part, atau unit percobaan.

Jika hilang, toko bertanggung jawab sesuai kesepakatan konsinyasi.

Laporan konsinyasi dibuat harian dan direkap mingguan.

10.2 Alur Penerimaan Unit Konsinyasi

1. PIC operasional/supplier menyepakati daftar unit dengan Pahlawan Laptop.

2. Unit datang ke toko dan diterima oleh Kepala Toko/Admin & Sales.

3. Teknisi melakukan cek kondisi awal dan catatan minus unit.

4. Setiap unit diberi kode konsinyasi, misalnya KON-001, KON-002, dan seterusnya.

5. Unit difoto: tampak depan, keyboard, layar menyala, belakang, adaptor/kelengkapan, dan minus bila ada.

6. Harga supplier, harga jual, dan margin toko dicatat.

7. Unit diinput ke HassaPOS atau backup sheet dengan status konsinyasi.

8. Unit diberi label spek dan harga lalu dipajang di display.

10.3 Data Wajib Konsinyasi

10.4 Alur Penjualan Unit Konsinyasi

1. Customer memilih unit konsinyasi.

2. Admin & Sales menjelaskan kondisi dan garansi sesuai ketentuan.

3. Jika closing, transaksi diinput di HassaPOS.

4. Pembayaran diterima toko.

5. Kepala Toko mencatat unit sebagai laku dalam laporan konsinyasi harian.

6. Nilai setor ke Pahlawan Laptop dicatat sebagai kewajiban kepada supplier, bukan sebagai laba toko.

7. Margin toko dicatat sebagai pendapatan Matahari Laptop.

8. Pembayaran ke Pahlawan Laptop dilakukan sesuai jadwal/kesepakatan dan diketahui pengelola.

10.5 Laporan Konsinyasi Harian

Jumlah unit awal hari.

Unit terjual hari itu.

Unit booking jika ada.

Unit retur/bermasalah jika ada.

Jumlah unit sisa.

Nilai kewajiban setor ke Pahlawan Laptop.

Margin toko yang menjadi pendapatan.

11. SOP Pembelian Laptop Baru dan Aksesoris Cash

11.1 Prinsip

Laptop baru dan aksesoris yang dibeli cash dari dealer menjadi stok/aset usaha Matahari Laptop.

Pembelian cash harus mempertimbangkan kebutuhan pasar, ketersediaan kas, margin, dan perputaran stok.

Pembelian laptop baru wajib mendapat persetujuan pengelola sesuai aturan keputusan penting.

Setiap pembelian wajib memiliki nota/invoice dan dicatat HPP-nya.

11.2 Alur Pembelian Cash

1. Kepala Toko/Admin/Teknisi mengusulkan kebutuhan barang berdasarkan stok dan permintaan customer.

2. PIC operasional/supplier mengecek kelayakan item dan supplier/dealer.

3. PIC keuangan/sistem mengecek ketersediaan kas dan budget.

4. Pembelian disetujui sesuai kewenangan.

5. Barang dibeli dengan nota/invoice.

6. Barang datang, dicek fisik oleh Kepala Toko dan/atau PIC fisik/aset.

7. Barang diinput ke HassaPOS dengan HPP dan harga jual.

8. Barang masuk display atau gudang sesuai kategori.

11.3 Batas Kewenangan Kas Kecil

12. Standar Kode Barang dan Input HassaPOS

12.1 Standar Kode

12.2 Data Minimal Input Produk

Nama barang/jasa dibuat jelas dan seragam.

Kategori barang dipisahkan antara laptop konsinyasi, laptop milik usaha, aksesoris, part, dan jasa service.

HPP diisi untuk barang milik usaha; untuk konsinyasi dicatat harga supplier/nilai setor.

Harga jual diisi sesuai label display atau ketentuan service.

Stok awal dan stok berjalan harus sesuai fisik.

Setiap koreksi stok harus ada alasan dan diketahui Kepala Toko.

13. Checklist dan Format Laporan

13.1 Checklist Penjualan Laptop

13.2 Checklist Penerimaan Service

13.3 Checklist QC Service

13.4 Format Laporan Harian Tahap 3

14. Larangan Penting dan Eskalasi Masalah

14.1 Larangan Penting

Menerima service tanpa nomor service/order.

Menerima uang tanpa dicatat.

Memberi diskon di luar batas tanpa approval.

Menggunakan laptop konsinyasi untuk service atau donor part.

Mengganti part tanpa persetujuan customer.

Menghapus transaksi HassaPOS tanpa izin.

Membawa barang customer ke luar toko tanpa izin.

Membawa customer toko menjadi customer pribadi.

Membuka atau menyebarkan data pribadi customer.

Membeli barang cash tanpa approval sesuai aturan kewenangan.

14.2 Eskalasi Masalah

15. Ringkasan Output Harian yang Wajib Ada

Lembar Pengesahan

Dokumen ini menjadi pedoman operasional untuk SOP Penjualan, Service, dan Konsinyasi Matahari Laptop. Dokumen dapat diperbarui berdasarkan evaluasi operasional, selama disetujui minimal 2 dari 3 pengelola dan tidak bertentangan dengan akad kerja sama.

PAKET DOKUMEN WAJIB MATAHARI LAPTOP TAHAP 4 SOP PEMBELIAN, STOK, DAN KEUANGAN

Dokumen internal untuk pengelola dan tim toko Disusun untuk standardisasi operasional, kontrol barang, kas, dan laporan usaha Matahari Laptop

Jam Operasional Tim: 10.00-20.00 Laporan Harian: 20.15 WIB Sistem: HassaPOS untuk penjualan dan service

A. Tujuan Dokumen

Dokumen ini menjadi pedoman standar untuk mengatur pembelian barang, penerimaan stok, pengeluaran stok, pencatatan kas, penggunaan dana, pembayaran supplier, dan arsip bukti transaksi di Matahari Laptop.

Tujuan utamanya adalah memastikan seluruh barang dan uang usaha tercatat, dapat ditelusuri, dan tidak menimbulkan perselisihan antara pengelola, karyawan, supplier, maupun investor.

B. Prinsip Umum

Semua pembelian, stok masuk, stok keluar, kas masuk, dan kas keluar wajib tercatat di HassaPOS atau backup sheet jika sistem bermasalah.

Barang konsinyasi laptop bekas dari Pahlawan Laptop harus dipisahkan dari barang milik usaha.

Laptop konsinyasi hanya untuk dijual, tidak boleh dipakai sebagai donor part, unit percobaan, atau kebutuhan service.

Barang yang dibeli cash dari dealer menjadi stok/aset usaha dan wajib dicatat HPP, harga jual, dan margin targetnya.

Setiap kas keluar harus ada bukti, minimal nota, kuitansi, invoice, atau bukti transfer.

Kepala Toko memiliki batas kas kecil maksimal Rp300.000 untuk kebutuhan operasional harian yang wajar.

Keputusan penting sah apabila disetujui minimal 2 dari 3 pengelola, kecuali hal darurat yang harus segera dilaporkan.

Laporan harian dikirim pukul 20.15 WIB ke grup pengelola.

C. Struktur Kewenangan

D. Matriks Approval Pembelian dan Kas Keluar

E. SOP Pembelian Laptop Baru Cash ke Dealer

1. Tujuan

Mengatur pembelian laptop baru secara cash ke dealer agar barang yang dibeli sesuai kebutuhan pasar, margin jelas, kas usaha aman, dan stok tercatat.

2. Alur Kerja

Kepala Toko/Admin mencatat permintaan pasar atau tipe laptop yang sering dicari customer.

Pengelola Operasional/Supplier mencari informasi tipe, harga dealer, garansi, dan estimasi harga jual.

Pengelola Keuangan mengecek ketersediaan dana dan dampak pembelian terhadap cashflow.

Jika disetujui, pembelian dilakukan kepada dealer yang jelas dan memiliki bukti transaksi.

Barang datang dicek fisik, tipe, serial number, kelengkapan, garansi, dan nota.

Admin input barang ke HassaPOS dengan status barang milik usaha, bukan konsinyasi.

Kepala Toko memasang kode barang, label harga, dan menempatkan unit di display/gudang.

Bukti nota/invoice disimpan di folder arsip dan difoto untuk arsip digital.

3. Data Wajib

F. SOP Pembelian Aksesoris

Kepala Toko/Admin mengecek stok aksesoris yang menipis atau banyak dicari customer.

Daftar usulan belanja dibuat berisi item, jumlah, estimasi harga, dan alasan pembelian.

Pengelola Operasional mengecek kelayakan barang dan potensi laku.

Pengelola Keuangan menyetujui budget dan sumber dana.

Pembelian dilakukan dengan nota/invoice.

Barang diterima dan dicocokkan dengan nota.

Admin input stok ke HassaPOS dengan HPP dan harga jual.

Barang dipajang atau disimpan di gudang sesuai kategori.

G. SOP Pembelian Part Service

Teknisi mengusulkan part berdasarkan kebutuhan service atau stok minimum.

Usulan part harus mencantumkan nama part, fungsi, unit customer terkait bila ada, estimasi harga, dan urgensi.

Kepala Toko memeriksa apakah part tersebut memang diperlukan dan belum tersedia.

Pengelola Operasional atau Keuangan memberi approval sesuai nilai dan urgensi.

Part yang dibeli untuk customer tertentu wajib dicatat pada nomor service/order terkait.

Part yang dibeli untuk stok toko wajib masuk ke HassaPOS sebagai stok part.

Part yang dipakai teknisi wajib dicatat sebagai part terpakai dan menjadi dasar HPP service.

Catatan penting: part service tidak boleh diambil dari laptop display konsinyasi atau unit customer lain tanpa persetujuan tertulis dan pencatatan resmi.

H. SOP Stok Masuk

Stok masuk adalah semua barang yang masuk ke toko, baik barang milik usaha maupun barang konsinyasi.

Barang diterima oleh Kepala Toko/Admin atau pihak yang ditunjuk.

Cocokkan barang dengan nota, surat jalan, atau daftar konsinyasi.

Cek kondisi fisik barang dan dokumentasikan foto jika barang bernilai tinggi.

Tentukan status barang: milik usaha, konsinyasi, part service, aset, atau barang customer.

Beri kode barang/unit.

Input ke HassaPOS atau backup sheet.

Simpan barang di display/gudang/ruang service sesuai kategori.

Laporkan stok masuk dalam laporan harian pukul 20.15.

I. SOP Stok Keluar

Stok keluar hanya boleh terjadi karena penjualan, pemakaian part untuk service, retur, pengiriman ke supplier, kerusakan, atau koreksi stok yang disetujui.

Setiap stok keluar wajib memiliki bukti transaksi atau berita acara.

Admin/Kepala Toko memastikan stok di HassaPOS berkurang sesuai transaksi.

Untuk laptop konsinyasi yang terjual, catat harga jual, nilai setor supplier, dan margin toko.

Untuk part service, teknisi wajib mencatat part yang dipakai pada nomor service/order.

Untuk barang rusak/hilang, Kepala Toko wajib melapor hari itu juga kepada pengelola.

J. SOP Opname Mingguan

Opname adalah pengecekan fisik stok dibandingkan dengan data sistem. Opname dilakukan minimal 1 kali seminggu.

Kepala Toko mencetak/menyiapkan daftar stok dari HassaPOS atau backup sheet.

Admin menghitung stok aksesoris dan part ringan.

Teknisi mengecek stok part service dan barang service yang masih pending.

Kepala Toko mengecek laptop display dan laptop konsinyasi per kode unit.

Selisih stok dicatat dan dijelaskan penyebabnya.

Jika ada selisih tidak wajar, segera lapor ke grup pengelola.

Hasil opname dikirim dalam laporan mingguan.

K. SOP Kas Masuk

Kas masuk wajib berasal dari transaksi penjualan laptop, aksesoris, service, upgrade, atau pendapatan lain yang sah.

Setiap kas masuk wajib diinput ke HassaPOS sesuai jenis transaksi.

Admin/Kepala Toko membuat nota/invoice kepada customer.

Uang tunai disimpan di tempat kas yang ditentukan.

Pembayaran transfer dicek masuk ke rekening/kas usaha yang ditunjuk.

Kas masuk direkap saat closing dan dilaporkan pukul 20.15.

Kas masuk dari barang konsinyasi harus dipisahkan secara laporan: nilai setor supplier bukan pendapatan bersih toko, sedangkan margin/komisi menjadi pendapatan Matahari Laptop.

L. SOP Kas Keluar

Kas keluar hanya boleh untuk kebutuhan usaha yang wajar dan tercatat.

Kas kecil harian maksimal Rp300.000 dapat dikelola Kepala Toko dengan bukti transaksi.

Kas keluar di atas batas kas kecil atau di luar kebutuhan rutin wajib mendapat approval pengelola.

Setiap pengeluaran harus ada nota, kuitansi, invoice, atau bukti transfer.

Jika bukti belum tersedia, buat catatan sementara dan wajib dilengkapi maksimal 2 hari kerja.

Kas keluar direkap dalam laporan closing harian.

M. SOP Pembayaran Supplier dan Konsinyasi

Kepala Toko/Admin membuat rekap unit konsinyasi yang laku.

Data yang dicek: kode unit, tanggal laku, harga jual, nilai setor supplier, dan margin toko.

Pengelola Operasional memverifikasi data dengan Pahlawan Laptop/supplier.

Pengelola Keuangan memeriksa kesesuaian kas dan laporan HassaPOS.

Pembayaran dilakukan sesuai kesepakatan dengan bukti transfer/kwitansi.

Bukti pembayaran disimpan sebagai arsip fisik dan digital.

Sisa unit konsinyasi dilaporkan terpisah dari stok milik usaha.

Catatan: pembayaran supplier konsinyasi tidak boleh dilakukan hanya berdasarkan ingatan. Harus berdasarkan data unit yang benar-benar terjual.

N. SOP Penggunaan Dana Backup Operasional

Dana backup operasional bulan ke-2 dan ke-3 adalah dana cadangan usaha, bukan dana bebas, bukan keuntungan, dan bukan dana pribadi pengelola.

Penggunaan dana backup harus memiliki alasan jelas, seperti menutup biaya operasional rutin ketika kas belum cukup, kebutuhan mendesak toko, atau kebutuhan usaha yang disetujui.

Setiap penggunaan dana backup wajib mendapat persetujuan minimal 2 dari 3 pengelola.

Penggunaan dana backup wajib dicatat dalam laporan keuangan bulanan.

Bukti pengeluaran wajib dilampirkan.

Saldo dana backup wajib dilaporkan setiap bulan kepada pengelola dan dalam laporan investor bulanan.

O. SOP Bukti Nota dan Arsip Transaksi

Semua nota, kuitansi, invoice, bukti transfer, dan bukti pembayaran disimpan fisik dan digital.

Admin/Kepala Toko memfoto bukti transaksi pada hari yang sama.

File digital disimpan dalam folder sesuai bulan dan jenis transaksi.

Nama file dibuat jelas, misalnya 2026-07-15_Pembelian_Mouse_SupplierA_Rp250000.

Bukti transaksi yang hilang harus dibuatkan catatan kronologi dan dilaporkan ke pengelola.

Setiap akhir bulan, Pengelola Keuangan melakukan cek bukti dengan laporan kas.

P. SOP Jika HassaPOS Bermasalah

Kepala Toko segera menginformasikan gangguan sistem ke grup pengelola.

Transaksi tetap berjalan menggunakan nota manual atau backup Google Sheet.

Data minimal yang dicatat: tanggal, nama customer, barang/service, jumlah, harga, metode pembayaran, dan PIC.

Setelah HassaPOS normal, Admin wajib input ulang data transaksi manual ke sistem.

Pengelola Keuangan mengecek kesesuaian data manual dengan data yang sudah diinput ulang.

Q. Format Laporan Harian Pembelian, Stok, dan Keuangan

Laporan ini dikirim pukul 20.15 WIB oleh Kepala Toko ke grup pengelola.

R. Checklist Closing Harian

S. Larangan Penting

Tidak boleh mengambil uang toko tanpa pencatatan dan bukti.

Tidak boleh membeli barang di luar kebutuhan usaha tanpa approval.

Tidak boleh memakai laptop konsinyasi untuk service atau donor part.

Tidak boleh menghapus transaksi di HassaPOS tanpa persetujuan pengelola.

Tidak boleh menyembunyikan selisih kas atau stok.

Tidak boleh menunda laporan masalah barang hilang/rusak.

Tidak boleh mencampur uang pribadi dengan uang toko.

Tidak boleh melakukan pembayaran supplier tanpa data yang jelas.

T. Eskalasi Masalah

U. Halaman Pengesahan

Dokumen SOP ini berlaku sebagai pedoman kerja internal Matahari Laptop. Setiap karyawan dan pengelola wajib menjalankan SOP ini dengan amanah, tertib, dan transparan.

Tempat: ______________________________

Tanggal: ______________________________

PAKET DOKUMEN WAJIB MATAHARI LAPTOP TAHAP 5 PAKET LAPORAN DAN KONTROL

Dokumen internal untuk pengelola dan tim toko Standar laporan harian, mingguan, bulanan, laporan investor, dan laporan bagi hasil

Jam Operasional Tim: 10.00-20.00 Laporan Harian Closing: 20.15 WIB Sistem Utama: HassaPOS untuk penjualan dan service

A. Tujuan Dokumen

Dokumen ini menjadi pedoman standar laporan dan kontrol untuk Matahari Laptop. Tujuannya adalah memastikan seluruh transaksi, service, stok, konsinyasi, kas, dan keputusan usaha dapat dipantau secara tertib oleh kepala toko, tim toko, para pengelola, dan investor.

Dokumen ini dibuat agar usaha tidak bergantung pada ingatan orang tertentu, tetapi berjalan berdasarkan data, laporan, dan kontrol yang bisa diuji.

B. Prinsip Utama Laporan

Semua transaksi penjualan, service, kas masuk, dan kas keluar wajib dicatat di HassaPOS atau backup sheet jika sistem bermasalah.

Laporan harian dikirim oleh Kepala Toko paling lambat pukul 20.15 WIB ke grup pengelola.

Laptop bekas konsinyasi Pahlawan Laptop harus dipisahkan dari stok/aset milik usaha.

Laptop konsinyasi hanya untuk dijual dan tidak boleh dipakai untuk service, donor part, atau unit percobaan.

Pembelian laptop baru dan aksesoris cash dari dealer menjadi stok/aset usaha dan harus tercatat HPP, harga jual, serta margin.

Setiap kas keluar harus ada bukti, minimal nota, kuitansi, invoice, atau bukti transfer.

Keputusan penting sah apabila disetujui minimal 2 dari 3 pengelola.

Laporan investor dibuat sederhana, jujur, dan tidak menjanjikan return tetap.

C. Daftar Laporan Wajib

D. Alur Data dan Kontrol

E. Peran Kontrol 3 Pengelola

F. SOP Laporan Closing Harian Toko

Laporan closing harian adalah laporan utama yang wajib dikirim setiap hari pukul 20.15 WIB oleh Kepala Toko. Laporan ini menjadi alarm awal jika ada masalah kas, stok, service, customer, atau operasional.

1. Langkah Closing Harian

Cek seluruh transaksi penjualan di HassaPOS.

Cek seluruh service masuk, selesai, dan pending.

Cocokkan uang fisik/transfer dengan catatan kas masuk.

Cek kas keluar dan bukti nota hari itu.

Cek stok laptop display dan unit konsinyasi.

Cek aksesoris dan part yang berubah karena penjualan atau service.

Catat komplain, kendala, dan follow up besok.

Kirim laporan ke grup pengelola pukul 20.15 WIB.

2. Format Laporan Closing Harian

G. Format WA Laporan Closing Harian

Format berikut dapat langsung dipakai di grup WA pengelola.

H. SOP Laporan Kas Harian

Laporan kas harian memastikan semua uang masuk dan keluar toko dapat ditelusuri. Tidak boleh ada uang masuk atau keluar tanpa catatan.

Admin & Sales mencatat pembayaran customer di HassaPOS.

Kepala Toko mencatat kas keluar harian dan memastikan ada bukti.

Kas kecil maksimal Kepala Toko adalah Rp300.000 untuk kebutuhan operasional wajar.

Setiap kas keluar di atas batas atau di luar kebutuhan rutin wajib approval pengelola.

Di akhir hari, Kepala Toko mencocokkan catatan HassaPOS, uang fisik/transfer, dan bukti kas keluar.

Jika ada selisih, selisih wajib dijelaskan pada hari yang sama.

Format Laporan Kas Harian

I. SOP Laporan Penjualan Harian

Setiap penjualan laptop, aksesoris, part, atau service dibayar wajib diinput di HassaPOS.

Admin & Sales mencatat data customer, item, harga, diskon jika ada, dan metode pembayaran.

Kepala Toko mengecek apakah diskon masih sesuai kewenangan.

Untuk laptop konsinyasi, catat nilai setor supplier dan margin toko secara terpisah.

Di akhir hari, laporan penjualan dicocokkan dengan kas masuk.

Format Laporan Penjualan Harian

J. SOP Laporan Service Harian

Semua laptop customer yang masuk service wajib memiliki nomor service/order. Tidak boleh ada service masuk tanpa tanda terima.

Admin & Sales membuat data service masuk di HassaPOS.

Teknisi membuat diagnosa awal dan estimasi pekerjaan.

Jika ada tambahan biaya, customer harus dikonfirmasi sebelum pekerjaan dilanjutkan.

Setelah selesai, Teknisi melakukan QC dan membuat catatan pekerjaan.

Admin & Sales menghubungi customer untuk pengambilan unit.

Kepala Toko mengecek service pending dan rujukan setiap closing.

Format Laporan Service Harian

K. SOP Laporan Konsinyasi Pahlawan Laptop

Laporan konsinyasi wajib dipisahkan karena laptop bekas konsinyasi bukan aset syirkah. Yang menjadi pendapatan Matahari Laptop adalah margin/komisi/keuntungan toko sesuai kesepakatan.

Setiap unit konsinyasi diterima dengan kode khusus, foto, spesifikasi, harga, dan status.

Unit dipajang hanya untuk dijual, tidak boleh dipakai untuk service atau donor part.

Jika unit terjual, catat harga jual, nilai setor ke Pahlawan Laptop, dan margin toko.

Jika unit rusak, hilang, booking, atau retur, catat status pada hari yang sama.

Laporan konsinyasi harian dikirim dalam laporan closing. Rekap mingguan dikirim ke pengelola dan supplier jika diperlukan.

Format Laporan Konsinyasi

L. SOP Laporan Leads dan Follow Up Customer

Leads adalah calon customer yang bertanya melalui WA, datang ke toko, melihat produk, tanya service, atau meminta rekomendasi namun belum closing.

Admin & Sales mencatat setiap calon customer yang potensial.

Data minimal: nama, kontak, kebutuhan, budget, unit yang diminati, dan jadwal follow up.

Follow up dilakukan dengan sopan, tidak memaksa, dan membawa solusi sesuai kebutuhan customer.

Leads prioritas dibahas saat briefing pagi dan meeting mingguan.

Format Laporan Leads Harian

M. Laporan Mingguan Operasional

Laporan mingguan dibuat oleh Kepala Toko untuk forum pengelola. Tujuannya melihat pola, bukan hanya kejadian harian.

1. Isi Laporan Mingguan

Rekap penjualan laptop, aksesoris, part, dan service.

Rekap service masuk, selesai, pending, rujukan, dan komplain.

Rekap konsinyasi: unit laku, sisa unit, margin, dan catatan supplier.

Rekap stok yang menipis dan usulan belanja.

Rekap leads, follow up, dan calon customer prospek.

Evaluasi singkat kinerja Kepala Toko, Teknisi, serta Admin & Sales.

Kendala utama minggu ini dan target minggu depan.

Format Rekap Mingguan Operasional

N. Laporan Bulanan Pengelola

Laporan bulanan pengelola adalah laporan internal untuk membaca kesehatan toko dari tiga sisi: operasional, aset/fisik, dan sistem/keuangan.

Format Ringkas Laporan Bulanan Pengelola

O. Laporan Bulanan Investor

Laporan bulanan investor dibuat ringkas, jujur, dan mudah dipahami. Laporan ini bukan laporan bagi hasil, karena bagi hasil dilakukan setiap 6 bulan sesuai akad.

Isi Minimal Laporan Investor

Ringkasan perkembangan toko bulan berjalan.

Rekap penjualan dan service secara umum.

Kondisi kas dan penggunaan dana operasional secara garis besar.

Kondisi stok, konsinyasi, dan aset toko secara umum.

Kendala utama dan langkah perbaikan.

Rencana bulan berikutnya.

Catatan bahwa bagi hasil tetap dihitung berdasarkan laba bersih riil per 6 bulan, bukan omzet bulanan.

Format Laporan Bulanan Investor

P. Laporan Laba Bersih dan Bagi Hasil 6 Bulanan

Laporan 6 bulanan adalah dasar pembagian hasil kepada investor dan pengelola. Laporan ini harus lebih teliti daripada laporan bulanan karena menyangkut hak para pihak dan infak YABIA.

1. Prinsip Laba Bersih Riil

Laba bersih riil adalah laba usaha periode berjalan yang telah terealisasi, tercatat, dan dapat diverifikasi setelah dikurangi HPP, biaya operasional, biaya usaha lain yang sah dan wajar, serta kewajiban usaha periode tersebut.

Dasar utama pembagian hasil adalah laporan laba rugi yang diperiksa dan disepakati, bukan omzet, bukan laba kotor, dan bukan semata-mata selisih neraca awal dan neraca akhir.

2. Komponen Laporan 6 Bulanan

Rekap pendapatan penjualan laptop, aksesoris, part, dan service.

Rekap HPP barang yang terjual dan part yang digunakan.

Rekap biaya operasional: gaji, listrik, internet, marketing, transport, ATK, dan biaya wajar lain.

Penyusutan/amortisasi atau pembebanan proporsional biaya yang manfaatnya lebih dari satu periode jika diterapkan.

Validasi kas, stok, aset, piutang, utang, dan kewajiban.

Perhitungan laba bersih riil.

Pembagian hak investor 50% dan pengelola 50%.

Pembagian investor sesuai porsi modal: 50%, 21,5%, 28,5%.

Pembagian pengelola sesuai porsi internal: 35%, 20%, 45%.

Pemotongan infak YABIA sebesar 20% dari hak bagi hasil masing-masing setelah hak dihitung.

Format Perhitungan Laba Bersih 6 Bulanan

Format Bagi Hasil dan Infak YABIA

Q. Kontrol Meeting dan Keputusan

Laporan tidak cukup hanya dikirim. Laporan harus ditindaklanjuti melalui meeting singkat dan keputusan tertulis.

Format Keputusan Meeting

R. Checklist Validasi Laporan

S. Larangan Penting dalam Pelaporan

Tidak boleh menunda pencatatan transaksi sampai lupa detailnya.

Tidak boleh menerima service tanpa tanda terima atau nomor service/order.

Tidak boleh mencampur uang toko dengan uang pribadi.

Tidak boleh menganggap nilai penuh barang konsinyasi sebagai pendapatan usaha.

Tidak boleh menyembunyikan komplain, selisih kas, barang hilang, atau kesalahan input.

Tidak boleh mengubah/menghapus transaksi HassaPOS tanpa izin dan catatan koreksi.

Tidak boleh membagikan laba atau membuat janji bagi hasil sebelum laporan 6 bulanan diperiksa.

Tidak boleh menggunakan dana backup tanpa persetujuan sesuai aturan pengelola.

T. Standar Penyimpanan Arsip

U. Indikator Laporan Berjalan Sehat

V. Pengesahan

Dokumen ini ditetapkan sebagai pedoman internal Matahari Laptop dan dapat diperbarui berdasarkan evaluasi operasional serta keputusan pengelola.

PAKET DOKUMEN WAJIB MATAHARI LAPTOP

TAHAP 6 - SDM DAN TRAINING KARYAWAN

Standar Rekrutmen, Onboarding, Training 7 Hari, Disiplin Kerja, Evaluasi, KPI, dan Komitmen Amanah

Versi 1.0 - Dokumen Internal

Disusun untuk mendukung operasional toko, pembinaan tim, dan kesiapan duplikasi cabang Matahari Laptop

Dokumen ini wajib dibaca dan dipahami oleh Pengelola, Kepala Toko, Teknisi, Admin & Sales, serta pihak terkait lainnya.

DAFTAR ISI RINGKAS

Tujuan dan prinsip dokumen SDM

Struktur jabatan dan prinsip komando toko

Standar rekrutmen Kepala Toko, Teknisi, Admin & Sales

Alur rekrutmen dan keputusan penerimaan karyawan

Dokumen onboarding karyawan baru

Modul training 7 hari karyawan baru

Checklist evaluasi masa percobaan

Form penilaian kinerja bulanan

Aturan disiplin kerja

Aturan etika melayani customer

Aturan amanah barang, uang, data, dan sistem

Aturan pelanggaran dan tindak lanjut

Template formulir SDM

Lembar pengesahan

1. TUJUAN DAN PRINSIP DOKUMEN SDM

Tujuan dokumen ini adalah membakukan standar pengelolaan SDM Matahari Laptop agar toko dapat berjalan tertib, amanah, profesional, dan siap diduplikasi ke cabang lain. Dokumen ini menjadi acuan untuk merekrut, melatih, mengevaluasi, dan mengarahkan karyawan toko.

2. STRUKTUR JABATAN DAN PRINSIP KOMANDO TOKO

Prinsip komando: instruksi harian kepada Teknisi dan Admin & Sales diberikan melalui Kepala Toko. Pengelola boleh memberi arahan langsung dalam kondisi mendesak, tetapi hal yang berdampak pada uang, stok, harga, service, atau SDM harus diketahui Kepala Toko dan grup pengelola.

3. STANDAR REKRUTMEN KARYAWAN

Rekrutmen karyawan Matahari Laptop harus menilai empat hal: kemampuan kerja, kejujuran, kedisiplinan, dan kesediaan mengikuti sistem. Karyawan yang pintar tetapi tidak mau mencatat, tidak menjaga amanah, atau membawa customer toko menjadi customer pribadi tidak disarankan diterima.

3.1 Standar Rekrutmen Kepala Toko

3.2 Standar Rekrutmen Admin & Sales

3.3 Standar Rekrutmen Teknisi

3.4 Red Flag Umum Calon Karyawan

Menganggap pencatatan tidak penting.

Berani menerima uang/transaksi tanpa input sistem.

Sering menyalahkan customer atau rekan kerja.

Tidak bersedia mengikuti SOP toko.

Menganggap barang konsinyasi boleh dipakai bebas.

Tidak menjaga privasi data customer.

Berpotensi membawa customer toko menjadi customer pribadi.

Tidak jujur tentang keterbatasan kemampuan.

4. ALUR REKRUTMEN DAN KEPUTUSAN PENERIMAAN

5. MODUL TRAINING 7 HARI KARYAWAN BARU

Training 7 hari adalah masa pembiasaan awal. Targetnya bukan membuat karyawan langsung sempurna, tetapi memastikan mereka memahami alur kerja, batas kewenangan, sistem pencatatan, amanah barang/uang, serta etika melayani customer.

6. CHECKLIST EVALUASI MASA PERCOBAAN

Masa percobaan digunakan untuk menilai kesesuaian karyawan dengan jabatan, bukan hanya menilai skill teknis. Sikap amanah, kedisiplinan, kepatuhan pada sistem, dan kemampuan belajar harus menjadi penilaian utama.

7. FORM PENILAIAN KINERJA BULANAN

Penilaian kinerja bulanan dilakukan oleh Kepala Toko dan/atau Pengelola sesuai jabatan. Nilai bukan untuk menyalahkan, tetapi untuk memperjelas pembinaan, reward, perbaikan SOP, dan keputusan SDM.

7.1 Penilaian Kepala Toko

7.2 Penilaian Teknisi

7.3 Penilaian Admin & Sales

8. ATURAN DISIPLIN KERJA

Tidak ada transaksi di luar sistem.

Tidak ada service masuk tanpa tanda terima.

Tidak ada uang keluar tanpa bukti.

Tidak ada barang keluar tanpa catatan.

Tidak ada perubahan harga atau diskon di luar kewenangan.

9. ATURAN ETIKA MELAYANI CUSTOMER

Kalimat pelayanan yang dianjurkan: “Kami cek dulu ya, agar jawabannya tidak asal.”, “Untuk biaya tambahan, kami konfirmasi dulu sebelum dikerjakan.”, “Kami bantu carikan yang sesuai kebutuhan dan budget.”

10. ATURAN AMANAH BARANG, UANG, DATA, DAN SISTEM

11. ATURAN PELANGGARAN DAN TINDAK LANJUT

Prinsip penyelesaian: kesalahan yang jujur dan segera dilaporkan dapat dibina. Kesalahan yang ditutup-tutupi, apalagi menyangkut uang, barang, dan data customer, adalah pelanggaran amanah.

12. TEMPLATE FORMULIR SDM

12.1 Form Data Karyawan

12.2 Checklist Onboarding Karyawan Baru

12.3 Form Interview Ringkas

12.4 Form Evaluasi Training 7 Hari

12.5 Komitmen Amanah Karyawan

Saya yang bertanda tangan di bawah ini menyatakan telah menerima penjelasan mengenai jobdesc, aturan kerja, SOP toko, kewajiban pencatatan, serta amanah menjaga uang, barang, data customer, dan nama baik Matahari Laptop. Saya berkomitmen bekerja dengan jujur, disiplin, mengikuti sistem, tidak melakukan transaksi di luar sistem, tidak memakai barang toko/konsinyasi tanpa izin, tidak membawa customer toko menjadi customer pribadi, dan siap dievaluasi sesuai aturan yang berlaku.

13. LEMBAR PENGESAHAN

Dokumen Paket SDM dan Training Karyawan Matahari Laptop Tahap 6 ini digunakan sebagai pedoman internal dalam rekrutmen, onboarding, training, disiplin kerja, evaluasi, dan pembinaan karyawan toko.

Catatan: Dokumen ini dapat direvisi berdasarkan evaluasi operasional toko, perubahan sistem HassaPOS, perubahan struktur SDM, atau kebutuhan duplikasi cabang Matahari Laptop.

SOP AUDIT TOKO

Operasional, Kas, Stok, Service, Konsinyasi, dan HassaPOS

MATAHARI LAPTOP

Daftar Isi Ringkas

1. Tujuan SOP

2. Ruang Lingkup Audit

3. Definisi Istilah

4. Prinsip Dasar Audit

5. Jenis dan Jadwal Audit

6. Peran dan Tanggung Jawab

7. Sumber Data dan Bukti Audit

8. Prosedur Audit Standar

9. Standar Rekonsiliasi Per Area

10. Prosedur Koreksi Data

11. Meeting Klarifikasi Audit

12. Output Audit dan Tindak Lanjut

13. SOP Closing Harian 20.15

14. Lampiran Form Audit

1. Tujuan SOP

SOP Audit Toko Matahari Laptop dibuat untuk menjadi panduan baku dalam melakukan pemeriksaan transaksi, kas, stok, service, konsinyasi, dan data HassaPOS secara tertib, transparan, dan dapat dipertanggungjawabkan.

Memastikan fakta toko sesuai dengan data penjualan, kas, stok, service, dan HassaPOS.

Menemukan dan menjelaskan selisih antara fakta toko dengan catatan sistem.

Menetapkan data koreksi final sebagai dasar laporan investor dan evaluasi KPI.

Mencegah kesalahan input, kelalaian administrasi, dan selisih kas/stok berulang.

Menjaga amanah syirkah, transparansi kepada investor, dan ketertiban operasional toko.

2. Ruang Lingkup Audit

3. Definisi Istilah

4. Prinsip Dasar Audit

4.1 Fakta Toko Didahulukan

Selama sistem belum stabil, HassaPOS tidak boleh menjadi satu-satunya sumber kebenaran. Data sistem wajib dicocokkan dengan fakta toko, uang nyata, stok fisik, bukti transaksi, dan catatan manual.

4.2 Rekonsiliasi Tiga Arah

Setiap transaksi wajib dicocokkan dari tiga arah: transaksi, kas, dan stok/barang.

4.3 Data Dipisahkan Berdasarkan Jenis

Penjualan laptop konsinyasi.

Penjualan accessories/part non-service.

Service: dipisah antara part service dan jasa service.

Cash in dan cash out.

Pembelian stok dan setoran supplier.

Expense operasional dan gaji.

5. Jenis dan Jadwal Audit

6. Peran dan Tanggung Jawab

7. Sumber Data dan Bukti Audit

8. Prosedur Audit Standar

8.1 Kunci dan Backup Data

Export data HassaPOS sesuai periode audit.

Screenshot laporan penting sebelum koreksi dilakukan.

Backup file Google Sheet/Form dan dokumen pendukung.

Pisahkan folder audit per periode, misalnya AUDIT MATAHARI LAPTOP 16 JULI 2026.

Jangan mengubah data HassaPOS sebelum data awal diamankan.

8.2 Tentukan Periode Audit

Tentukan tanggal mulai dan tanggal akhir audit.

Pisahkan audit Juli, Agustus, dan periode berjalan agar data tidak tercampur.

Tentukan tujuan audit: laporan investor, perbaikan sistem, KPI, atau kasus khusus.

8.3 Susun Master Audit Transaksi

Buat daftar transaksi sebenarnya berdasarkan bukti.

Pisahkan jenis transaksi: laptop, accessories, service, cash in/out, expense, stok, konsinyasi.

Isi nominal benar, HPP/setoran, margin, metode bayar, bukti, status HassaPOS, dan catatan selisih.

8.4 Audit Penjualan Barang Non-Service

Cek setiap transaksi laptop, accessories, dan part non-service.

Pastikan tanggal, customer, item, harga jual, diskon, HPP, margin, dan status pembayaran benar.

Cocokkan invoice, cash in, stok keluar, dan HassaPOS.

8.5 Audit Service

Pisahkan part service dan jasa service.

Cek tanda terima service, keluhan, tindakan teknisi, part yang dipakai, jasa, total tagihan, dan status pengambilan.

Pastikan part service mengurangi stok dan jasa service masuk pendapatan.

8.6 Audit Cash In dan Cash Out

Hitung kas seharusnya: kas awal + cash in - cash out.

Cocokkan dengan kas fisik, rekening, kas kecil, dan uang yang dipegang pengelola/karyawan.

Catat pengeluaran tanpa nota atau tanpa approval sebagai temuan.

8.7 Audit Stok Fisik

Lakukan stock opname laptop konsinyasi, accessories, dan part service.

Cocokkan stok awal + masuk - keluar = sisa fisik.

Tandai stok hilang, rusak, retur, salah input, atau belum tercatat.

8.8 Audit Konsinyasi

Cek unit konsinyasi masuk, unit terjual, harga jual, setoran supplier, margin toko, dan bukti setor.

Pastikan unit terjual tidak lagi muncul sebagai stok display aktif.

Jangan menghitung nilai laptop konsinyasi sebagai aset syirkah; yang menjadi pendapatan adalah margin toko.

8.9 Cocokkan dengan HassaPOS

Bandingkan master transaksi fakta dengan data HassaPOS.

Tandai transaksi yang belum input, salah nominal, salah tanggal, salah kategori, dobel input, HPP kosong, stok tidak berkurang, atau cash tidak sinkron.

Pisahkan kemungkinan kesalahan admin dan kemungkinan kendala sistem.

8.10 Buat Daftar Selisih

Masukkan setiap selisih ke Form Daftar Selisih.

Tulis penyebab sementara, bukan kesimpulan menyalahkan orang.

Tentukan tindakan koreksi, PIC, dan deadline.

9. Standar Rekonsiliasi Per Area

10. Prosedur Koreksi Data

Semua koreksi harus memiliki bukti, catatan alasan, dan persetujuan pihak berwenang.

Jangan menghapus jejak data lama tanpa backup.

Jika HassaPOS bisa dikoreksi, lakukan koreksi dengan catatan dan simpan bukti sebelum-sesudah.

Jika HassaPOS belum memungkinkan dikoreksi, buat laporan koreksi manual sebagai lampiran audit.

Koreksi yang berdampak pada laporan investor atau KPI harus disetujui minimal oleh pengelola terkait.

11. Meeting Klarifikasi Audit

Meeting klarifikasi dilakukan setelah daftar selisih sementara dibuat. Tujuannya untuk memastikan kronologi, bukti, dan keputusan koreksi tanpa suasana saling menyalahkan.

12. Output Audit dan Tindak Lanjut

13. SOP Closing Harian 20.15

Setelah audit awal selesai, closing harian wajib dijalankan agar selisih tidak menumpuk sampai akhir bulan.

13.1 Format Laporan Harian WA

CLOSING HARIAN MATAHARI LAPTOP Tanggal: 1. Omzet Hari Ini: - Laptop: - Accessories/Part: - Service: 2. Cash: - Cash In: - Cash Out: - Saldo Kas Akhir: 3. Service: - Masuk: - Selesai: - Pending: - Re-service/Komplain: 4. Konsinyasi & Stok: - Laptop terjual: - Unit display sisa: - Accessories/part keluar: 5. Data Belum Lengkap: - Belum input HassaPOS: - Belum ada HPP/setoran: - Belum ada nota/bukti: 6. Kendala Hari Ini: 7. Follow Up Besok:

14. Lampiran Form Audit

Form berikut dapat dicetak atau dijadikan format Google Sheet agar audit lebih mudah dijalankan.

Lampiran A - Checklist Audit Harian 20.15

Lampiran B - Master Audit Transaksi

Lampiran C - Form Rekonsiliasi Kas

Lampiran D - Form Stock Opname Laptop Konsinyasi

Lampiran E - Form Stock Opname Accessories dan Part

Lampiran F - Form Audit Service

Lampiran G - Form Daftar Selisih

Lampiran H - Form Koreksi Data HassaPOS

Lampiran I - Berita Acara Hasil Audit

Pada hari/tanggal: ____________________________

Telah dilakukan audit toko Matahari Laptop untuk periode: ____________________________

Ringkasan hasil audit:

Lampiran J - Checklist Folder Bukti Audit

Penutup

SOP audit ini menjadi pedoman kerja agar Matahari Laptop memiliki kontrol operasional yang lebih amanah, tertib, dan dapat dipertanggungjawabkan. SOP ini dapat diperbaiki setelah audit pertama selesai dan pola masalah di toko sudah semakin jelas.